Datenschutzerklärung

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Datenschutzerklärung

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Digitale Austausch-, Kommunikations- und Kollaborationsplattform (BuddyBoss Community)

Ergänzend zu den bereits dargestellten Verarbeitungsvorgängen betreiben wir auf unserer Webseite eine interne digitale Austausch- und Kommunikationsplattform. Diese basiert auf WordPress in Kombination mit BuddyBoss und ermöglicht registrierten Nutzenden eine geschützte Zusammenarbeit, den Austausch von Dateien sowie die Nutzung von Community-Funktionen.

Zweck der Datenverarbeitung innerhalb der Community-Plattform

Die Plattform dient der internen Kommunikation, dem Austausch von Dokumenten, der Zusammenarbeit in Gruppen, der Abstimmung innerhalb von Projekten sowie der sicheren Bereitstellung von Informationen. Der Zugang ist ausschließlich registrierten und berechtigten Nutzenden vorbehalten.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Zusätzlich zu den bereits in dieser Datenschutzerklärung genannten Daten werden innerhalb der Community-Plattform insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Profildaten der Nutzenden (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rollen, Profilfelder)
• Community-Daten (Gruppen-, Foren- und Kursaktivitäten, Beiträge, Kommentare, Reaktionen)
• Dateiuploads wie Dokumente, Bilder, Medieninhalte
• Private und gruppenbasierte Nachrichten
• Technische Daten (IP-Adresse, Logfiles, Zugriffsdaten)

Sofern Nutzende freiwillig entsprechende Inhalte einstellen, können besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO betroffen sein. Dies betrifft insbesondere interne Fachgruppen oder projektbezogene Dokumente.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Austauschplattform erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Bereitstellung des Nutzerkontos)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Kommunikations- und Austauschplattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (soweit einschlägig bei öffentlich-rechtlichen Aufgaben)
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, soweit erforderlich und freiwillig eingebracht)

Empfänger und Zugriffsberechtigungen

Innerhalb der Plattform sind personenbezogene Daten nur für berechtigte Nutzende einsehbar. Die Sichtbarkeit richtet sich nach dem jeweiligen Rollen- und Berechtigungssystem (z. B. Mitglieder einer Gruppe, Koordinatoren, Moderatoren).

Eine Weitergabe an unbefugte Dritte erfolgt nicht.

Hosting und Datenspeicherung

Die Daten der Community-Plattform werden im Rahmen des Hostings unserer WordPress-Installation verarbeitet. Dies umfasst insbesondere Profildaten, Nachrichten, Gruppenaktivitäten, hochgeladene Dateien und Logdaten. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz der innerhalb der Plattform verarbeiteten Daten setzen wir unter anderem folgende Maßnahmen ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung
• Zugriffsschutz über passwortbasierte Logins
• Rollen- und Rechteverwaltung
• Regelmäßige Aktualisierung der Softwarekomponenten
• Protokollierung und Monitoring sicherheitsrelevanter Ereignisse
• Geschützte Dateiübertragungs- und Uploadmechanismen

Speicherdauer

Die innerhalb der Community-Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, das Nutzerkonto gelöscht wird oder eine rechtliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung nicht besteht. Hochgeladene Dateien werden entfernt, sobald Nutzende oder Koordinatoren diese löschen oder sie nicht mehr erforderlich sind.

Betroffenenrechte innerhalb der Plattform

Für die innerhalb der Austauschplattform verarbeiteten Daten gelten sämtliche in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Betroffenenrechte, insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerruf und Widerspruch.

Änderungen der Plattformfunktionen

Sollten Funktionen der Community-Plattform erweitert oder geändert werden, wird dieser Abschnitt der Datenschutzerklärung entsprechend angepasst. Über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzenden auf geeignete Weise.

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